Action Lists – GTD Task Manager : GTDに基づくタスク管理ツール。Toodledoと同期できます。

 今までGTDのツールでなかなか良いものが見つからなかったのでメモ帳または付箋紙がメインで仕事場で使っていましたが、やっと私に合いそうなGTDアプリが見つかりました。iPhoneは常にどこ行くでも持ち歩いているので、どこでも書き込めます。ToDoではこれまでAppigoの Todoアプリを使って日々のToDo管理を行ってきましたが、ToDoだけでは追いつかない部分を補ってくれるこちらに切り替わりそうです。
iPhoneでのToDoアプリこれにしました

 GTD(Getting Things Done)に関しては簡単に言うと頭の中をスッキリさせるために、今やらなきゃならないことを全部GTDのツール(メモ用紙や付箋紙などツールは各自自由)に、はきだしてしまうことで収集から始まり、処理、整理、レビュー、実行という5段階の手法の事を言いますが、中でも一番重要視されている収集の部分に関してこのツールを使っていくことにしました。この手のツールとして絶対欲しい機能としてはすぐ書ける・見れる・探せるというところではないでしょうか。

サポートサイトは下記になります。
Daze End Software – Action Lists
App Storeでは仕事効率化カテゴリーにあります。
Action Lists – GTD Task Manager [iTunes]icon
iPad版Action Lists for iPad – GTD Task Manager [iTunes]iconも少々高価ですが、あります。

 このアプリの特徴としては、下記があげられます。

Toodledoと同期可能。Toodledoと同期を使っている場合には、そのままデータ移行ができます。私はAppigoの Todoアプリを使って無料版のToodledoと同期していましたが、そのまま移行できました。

ステータスに連絡待ちといつかの指定ができる。ToDoではメモの所に書いておかないとわからなかったりしますが、ステータスとして「連絡待ち」と「いつか」の指定が可能です。

タスク検索。ノートも含めた検索ができます。

プロジェクトの下に何個もプロジェクトを作ることができます。フォルダの下にフォルダを作るようなイメージで大きなプロジェクトでもその中に複数のプロジェクトを入れてしまうことができます。

タスクの繰り返し(反復)入力が可能。開始日や期限の他にToDoの時と同じように繰り返すタスクを指定することができます。

タスクのソート。プロジェクトごとに指定ができます。アルファベット順の他、期限、コンテキスト、手作業の指定が可能。手作業を選ぶと編集時に自分で並べ替えができます。

クイックタスク入力。タスクだけとりあえず入力しておきたい場合に使います。受信箱やステータスが連絡待ち、いつかの所でタスク名だけ入力しておくことができます。


 GTDとは何も仕事だけに使うものではなく、自分の生活すべてをひとまとめにして使うものだと私は思っているので、ToDoで入れていたタスク(ゴミ出しや雑誌の発売日など)もToodledo経由で同期しすべて取り込みました。データをToodledoに置くことでデータは1つで見え方をAppigoの TodoとAction Listsで変えることができるのもメリットだと思っています。(Appigoの TodoもToDoとして併用できます。)
 画面は、下に切替用のメニューがありますが、タブのようなものだと思ってもらうと良いかもしれません。受信箱、行動リスト(コンテキスト)、プロジェクト、連絡待ち、いつかと別れています。それぞれの部分をタップすることで今どの状況のものがあるのかを確認することができます。受信箱と連絡待ちといつかに関してはその中に入っているものがある場合はバッジで件数表示してくれますので見落としがなくなります。
 下から2番目の段には、+アイコンのタスク追加、雷アイコンはクイックタスク入力、メールアイコンは今表示しているタスクすべてをメールすることができます。そして歯車アイコンはソート方法や将来のタスク表示のON/OFFが可能です。特にメールに関しては、登録してある全部のタスクをメールするのではなく、表示しているタスクリストのみをメール本文に入れてくれるだけなので、プロジェクトなどを追加した場合は、そのプロジェクト内だけのタスクリストをメールしてくれます。

 
 行動リストは、コンテキストの表示になりますが、タスクのステータスには必ずコンテキストを入力することになります。そしてタスクのステータスを「次の行動」とした時に、この行動リストのコンテキストの中に入ります。ステータスは、「受信箱」「次の行動」「アクティブ」「連絡待ち」「いつか」の5種類です。この中の「アクティブ」に関しては今行っていることなので、表示されるのはプロジェクトの中だけになります。あくまでこのAction ListsはGTDのツールであって、プロジェクト管理のためのツールではないというところが注意です。大人数でプロジェクトの管理のためにこのアプリを使うのではなく、あくまで個人用と思って下さい。
 ToDoとして入力していたものに関してはあまり「次の行動」というのが無いので受信箱だけで私の場合は完結しています。

 
 プロジェクトというとやはり仕事で使う言葉として多いのではないでしょうか?私自身もここに仕事を入れることが多いです。このプロジェクトで良いのは、プロジェクトの中にサブプロジェクトを作ったり、更にサブサブプロジェクトも作れます。プロジェクトがフォルダーのようなものと思ってもらっても構いませんが、タスクとサブプロジェクトをリストで表示できるのも良いところだと思っています。
 新しいプロジェクトを作る時には、親プロジェクトを指定することができ、なしを選ぶと一番上のプロジェクトになります。そしてそのプロジェクトを作る時に次の行動を待機させる指定も可能です。
 うれしいのはタスクにノート(メモ機能)を付けれるのは必須だと思いますが、プロジェクトにはノート(メモ機能)があるところです。このプロジェクト一覧でのソートはアルファベット順か手作業かを選ぶ事ができます。
下のスクリーンショットは、A社案件プロジェクトから中をタップして開き、下層に展開している画面になります。


 タスクの入力項目に関しては、タスク名の他、プロジェクトがある場合は、そのプロジェクト名、コンテキスト、ステータス、開始日、期限、反復、ノートの入力が可能です。プロジェクトの下にタスクを追加した場合は、自動でそのプロジェクト名が入ります。
 コンテキストはすでに行動リストにあるものから選択できますしコンテキストの追加も入力時にできます。ステータスは前に説明したように「受信箱」「次の行動」「アクティブ」「連絡待ち」「いつか」から選択するのみです。開始日と期限はカレンダーを標準カレンダーと同じように表示してくれるので分かりやすいです。そして反復は1日ごとから日時指定、曜日指定、反復の期限・完了が指定できるようになっています。


 そしてタスクのステータスが「連絡待ち」や「いつか」だったりするとバッジ表示してくれるので、ついつい見落としがちなタスクもステータス変更だけですぐ見つけることができます。

 GTDでタスクを頭の中からスッキリ出しても、後から見つけられないと困りものです。このツールではプロジェクトでタスクを管理するとともに、よく忘れられがちな、いつかやるタスクや、連絡が来ないとできない連絡待ちタスクまできちんと表示してくれるので、取りこぼしも減るのではないでしょうか?
 ただ同期に関してはアプリを立ち上げた時に自動でToodledoと同期するので、ここは同期ボタンなど欲しいところです。

 同期などの設定はiPhoneの設定からAction Listsをタップすることで設定画面が開きます。細かい設定ができますが、私はデフォルトのまま使っています。

 なお、Action Listsで登録したサブプロジェクトなどはAppigoの Todoアプリではタスクとして表示されます。私の場合慣れてきたらAppigoの Todoは引退させてAction Listsに移行しようと思っています。

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ARCHエンジニア(本職)、写真人、ライター、レビュアー

投稿者プロフィール

1994年からインターネット開始とともにホームページも開始(長くなるので省略)。iPhoneはiPhone 3Gから毎年切り替え派。写真の原点もここから始まり。海外・国内問わずiPhoneで撮った写真を提供し、iPhoneographyのキーワードを発信しながら普及活動も兼ね作品を出品。2015年 Apple World Gallery、Shot on iPhone 6(iPhone 6で撮影)で東京タワーの写真を提供、世界中のビルボード、新聞、雑誌に掲載。アプリや雑誌などにも寄稿してます。

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